La problematica che molte aziende riscontrano è quella di conoscere ed applicare pedissequamente la normativa fiscale affinché possano detrarsi le spese e ridurre così il loro carico tributario con la certezza e la tranquillità del ben operato. Il presente articolo vuole intervenire per chiarire le procedure da mettere in atto per raggiungere tale risultato.

Di fatto ci sono tre tipologie di spesa che possono essere sostenute dai dipendenti ed amministratori nell'ambito di una trasferta:

1/ spese di trasferta pura ossia tutte quelle spese relative al viaggio: vitto, alloggio, lavanderia, parcheggi, autostrada, taxi, mezzi pubblici, ecc.;

2/ Spese di rappresentanza ossia tutte quelle spese che sono state sostenute per conto degli ospiti aziendali esterni;

3/ Spese per acquisto di beni e servizi effettuate in nome e per conto dell'azienda ed inerenti l'attività d'impresa.

Il dipendente o l'amministratore in tutti questi casi deve sempre compilare la nota spese a piè di lista evidenziando all'interno di essa la diversa tipologia di spesa sostenuta indipendentemente dal fatto che il pagamento sia stato effettuato dal dipendente con mezzi personali o dall'azienda con mezzi di pagamento aziendale.

DOCUMENTAZIONE NECESSARIA ALL'AZIENDA PER DEDURSI LE SPESE DI TRASFERTA

Le spese di trasferta sostenute dal dipendente e dall'amministratore per le quali viene chiesto il rimborso per essere esenti da imposte e contributi e per essere dedotti come costi aziendali devono possedere le seguenti caratteristiche:

a/ Devono essere conteggiate le spese di trasferta in un elenco analitico a piè di lista al fine di verificare quotidianamente l'eventuale superamento dei limiti di deducibilità giornaliera che sono: per le trasferte Italia € 180,76 e le trasferte estero € 258.23.

b/ la trasferta deve essere effettuata al di fuori del comune della sede di lavoro del dipendente o dell'amministratore eccezione fatta per le spese di trasporto (taxi e mezzi pubblici) che sono deducibili anche quelle sostenute all'interno del Comune ove è posta la sede di lavoro. Per gli amministratori è necessario specificare la loro sede di lavoro nella lettera d'incarico.

c/ il rimborso spese deve essere inserito all'interno della busta paga del dipendente o amministratore e del LUL (Libro Unico del Lavoro). L'impresa che non ha dipendenti non è obbligata ad istituire il Lul per la registrazione dei rimborsi per il solo amministratore che non percepisce compensi.

d/ le spese di trasferta devono essere analiticamente documentate per mezzo di: scontrini, ricevute, fatture eccezione fatta per il rimborso giornaliero non documentato di € 15,49 in Italia e 25,82 all'estero ma pur sempre analiticamente attestate nel piè di lista con data, luogo, descrizione della spesa, importo.

E' necessario però che i dipendenti e gli amministratori, quando sono in trasferta per conto dell'azienda, chiedano sempre la fattura. Difatti, anche se la circolare n. 25 del 19.05.2010 ci ricorda che per le spese di vitto e alloggio non c'è l'obbligo di richiedere la fattura, le conseguenze di questa scelta sarebbero penalizzanti per la nostra impresa giacché vedrebbe persa la possibilità di detrarsi l'Iva sull'acquisto e la possibilità di detrarsi il costo la quota Iva volontariamente non detratta (circolare A.E. del 03.03.2009 eccezione fatta per una scelta scaturita da una valutazione di convenienza economica laddove i costi amministrativi di esecuzione degli adempimenti Iva fossero maggiori dei vantaggi fiscali derivanti dal recupero dell'imposta. Tali valutazioni se adottate dall'impresa devono risultare da appositi comunicati aziendali che dispongono che per tutte le spese di vitto e alloggio inferiori ad una certa somma non si deve richiedere l'emissione della fattura).

DOCUMENTAZIONE NECESSARIA ALL'AZIENDA PER DEDURSI LE SPESE DI RAPPRESENTANZA

Le spese di rappresentanza sostenute nell'ambito della trasferta sono tutte quelle spese sostenute dal dipendente o dall'amministratore che offre, in nome dell'azienda, le spese di vitto, alloggio, trasporto, ecc. ad ospiti esterni per finalità di pubbliche relazioni e promozione dell'immagine aziendale. In questo caso l'intera spesa, in presenza di ospiti esterni, viene classificata come spesa di rappresentanza ed è richiesta l'indicazione sul giustificativo cartaceo di spesa o allegato a parte del: nome e cognome degli ospiti, il loro ruolo, l'azienda di appartenenza, la motivazione dell'invito.

Come per le spese di trasferta anche le spese di rappresentanza sostenute dal dipendente e dall'amministratore per essere esenti da imposte e contributi devono: a/essere attestate analiticamente in una nota spese a piè di lista; 2/ passare dalla busta paga (LUL) ad eccezione dell'impresa senza dipendenti per i rimborsi del solo amministratore che non percepisce compensi; 3/ devono essere documentate per mezzo di: scontrini, ricevute, fatture. Sulle spese di rappresentanza d'importo maggiore ad € 50,00 l'Iva è indeducibile per effetto dell'art. 19 bis co. 1 lett. h dpr 633/72 per cui la richiesta dello scontrino fiscale che contenga il dettaglio delle consumazioni, il numero dei coperti ed il dettaglio dei partecipanti è la scelta suggerita.

DOCUMENTAZIONE NECESSARIA ALL'AZIENDA PER DEDURSI GLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI

Per una maggior comprensione ed ordine è bene riportare nella nota spese anche questa diversa tipologia di spese avendo sempre cura di richiedere la fattura intestata all'impresa. In questo caso il rimborso delle spese sostenute dai dipendenti e dagli amministratori per l'esercizio dell'attività aziendale non devono transitare da busta paga e nel Lul.

Inoltre il sostenimento di spese di trasferta inerenti la produzione del reddito dell'azienda da parte del socio non dipendente, nè amministratore, nè collaboratore, è stato oggetto della Circolare AE n. 6 del 30.03.2009 in cui leggiamo che le spese sono deducibili, senza la necessità che essi passino da busta paga e Lul.

ALTRE RACCOMANDAZIONI DA SEGUIRE

1/ La trasferta deve essere vera, effettuata in nome e per conto della società e tutti i costi devono essere inerenti la produzione del reddito dell'impresa. La trasferta potrà essere dimostrata per mezzo del pagamento autostradale, scontrini e ricevute emessi sul posto, scambio di mail con le persone incontrate per stabilire l'appuntamento, email riepilogativa dell'incontro avvenuto con il riepilogo dei punti stabiliti, ecc.

2/ E' necessario che il rimborso delle spese mantenga il regime scelto (analitico, forfettario, misto) per tutta la durata della trasferta.

3/ Lettera d'autorizzazione formale ad effettuare una trasferta ai dipendenti inviata per pec/mail.

La normativa è complessa e complicata, ma la possibilità di conseguire importanti risparmi fiscali sta proprio nel non lasciar niente al caso e cercare di detrarre dai ricavi quanti più costi possibili evitando di cadere in comportamenti illeciti che sarebbero pesantemente sanzionati dalle istituzioni italiane.

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