Come ridurre il Tuo carico fiscale con i rimborsi km

Se un dipendente od un amministratore inquadrato come parasubordinato dell'azienda si reca in trasferta fuori dal Comune della propria sede di lavoro utilizzando un'autovettura di sua proprietà può chiedere il rimborso km analitico all'azienda tenendo conto del mezzo utilizzato (targa, marca, modello), la percorrenza effettuata e la tariffa di rimborso concordata e riconosciuta.

Il costo del rimborso km è totalmente deducibile per l'azienda nei limiti del costo di utilizzo di un'autovettura di media cilindrata, facendo riferimento ai 17 cv fiscali se benzina ed ai 20 cv fiscali se diesel, secondo le tabelle aggiornate semestralmente dall'Aci (rimborso km Aci).

Anche l'esenzione alla tassazione del rimborso in capo al dipendente e amministratore è limitata all'applicazione delle tariffa Aci in vigore per il veicolo utilizzato in ragione della sua percorrenza annua lavorativa e personale.

Una volta determinato il valore di riferimento della tariffa km deducibile per l'azienda e non tassabile per l'amministratore o dipendente, la quota parte eccedente del rimborso km per l'uso della propria auto deve essere assoggettata a tassazione.

Alle tratte percorse all'interno del Comune ove è posta la sede di lavoro del dipendente o dell'amministratore ed alle tratte casa-lavoro e l'inverso, non si applica nessuna esenzione e sono interamente tassabili.

Per ogni singola trasferta effettuata è necessario indicare:

• data trasferta

• il percorso degli spostamenti effettuati

• totale dei km percorsi

• tariffa pattuita a km

• totale del rimborso spettante

• totale del rimborso secondo tariffa Aci

• la motivazione dello spostamento

• il dettaglio delle persone incontrate

oltreché conservare eventuali tickets autostradali, ricevute carburanti, scontrini, ricevute e fatture ristoranti che attestano la veridicità della trasferta.

Inoltre i rimborsi km per essere esenti da imposte e contributi per il dipendente o amministratore e per essere dedotti come costi aziendali devono possedere le seguenti caratteristiche:

• Devono essere conteggiate in un elenco analitico a piè di lista;

• Devono essere effettuati al di fuori del comune della sede di lavoro del dipendente o dell'amministratore. Per gli amministratori è necessario specificare la loro sede di lavoro nella lettera d'incarico;

• Il rimborso km deve essere inserito all'interno della busta paga del dipendente o amministratore e del LUL (Libro Unico del Lavoro). L'impresa che non ha dipendenti non è obbligata ad istituire il Lul per la registrazione dei rimborsi per il solo amministratore che non percepisce compensi;

• Dimostrare l'esistenza di un verbale dei soci che autorizzi l'amministratore ad utilizzare la propria auto, dietro rimborso delle spese, per lo svolgimento delle trasferte fino a revoca della stessa con un nuovo verbale uguale e contrario. Diversamente per autorizzare il dipendente ad utilizzare la propria auto è necessario un verbale del cda o una lettera d'incarico di un suo superiore.

• Affinché il costo possa essere dedotto dall'azienda è necessario che il rimborso km sia pagato poiché le spese sostenute per gli emolumenti degli amministratori seguono il principio di cassa.